Política de tratamiento de datos personales
1. Responsable del tratamiento y objeto
Esta política explica cómo Consultoría Inteligente recolecta, usa, almacena, comparte y suprime datos personales, incluidos los datos de usuario de Google a los que accede mediante OAuth para operar automatizaciones en n8n.
Datos:
Responsable: Joe Anthony Delgadillo Sanchez, que opera bajo el nombre comercial “Consultoría Inteligente”
Identificación: C.C 79.972.197
Domicilio: Bogotá D.C., Colombia
Sitio web: https://consultoriainteligente.com.co
Correo para datos personales: contacto@consultoriainteligente.com.co
Teléfono / WhatsApp: +57 301 910 7876
Consultoría Inteligente es un servicio 100 % virtual que ayuda a pequeñas y medianas empresas colombianas a identificar, diseñar e implementar automatizaciones y agentes de inteligencia artificial (IA), principalmente sobre la plataforma n8n, además de sitios web y presencia digital. La política aplica a toda persona cuyos datos tratemos: clientes y sus colaboradores, prospectos, visitantes del sitio web, proveedores, aliados y candidatos. También aplica a los datos que tratamos por encargo de nuestros clientes dentro de las automatizaciones que les implementamos.
2. Marco normativo
Esta política se rige por la ley colombiana de protección de datos y, para los datos obtenidos de Google, por las políticas de Google para desarrolladores.Artículo 15 de la Constitución Política (hábeas data e intimidad).Ley Estatutaria 1581 de 2012 (régimen general de protección de datos personales).Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, Parte 2, Título 2, Capítulos 25 y 26 (que compila el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014).Ley 1266 de 2008, cuando aplique información financiera o comercial.Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), Título V.Circular Externa 002 del 21 de agosto de 2024 de la SIC, sobre tratamiento de datos personales en sistemas de inteligencia artificial.Ley 1480 de 2011 (Estatuto del Consumidor), en lo relacionado con mensajes comerciales. Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado (Limited Use), y la Política de datos de usuario de las API de Google Workspace
3. Definiciones
Las definiciones legales son las del artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015; se agregan tres propias de nuestro servicio.
Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para tratar sus datos.
Aviso de privacidad: comunicación que informa al titular que existe esta política, cómo consultarla y para qué se usarán sus datos.
Base de datos: conjunto organizado de datos personales objeto de tratamiento.
Dato personal: información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable.
Dato público, semiprivado y privado: categorías definidas por la ley según el grado de reserva del dato.
Dato sensible: el que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como origen racial o étnico, orientación política, convicciones religiosas o filosóficas, afiliación sindical o social, salud, vida sexual y datos biométricos.
Responsable del tratamiento: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento.
Encargado del tratamiento: quien trata datos por cuenta del responsable.
Titular: persona natural cuyos datos son tratados.
Tratamiento: cualquier operación sobre datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta del responsable.
Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
Datos de usuario de Google: información a la que accedemos a través de las API de Google (por ejemplo Gmail, Calendar, Drive, Sheets o Contacts) con el permiso que el usuario otorga en la pantalla de consentimiento OAuth.
Flujo o automatización: secuencia de pasos configurada en n8n que procesa información de forma automática.
Sistema de IA: modelo o servicio de inteligencia artificial que genera textos, clasificaciones, resúmenes o recomendaciones dentro de un flujo.
4. Datos que recolectamos y para qué
Solo recolectamos los datos necesarios para cada finalidad y no vendemos, alquilamos ni licenciamos datos personales.
Grupo de titularesDatosFinalidadesProspectos y visitantes que nos contactanNombre, empresa, cargo, correo, teléfono, ciudad, necesidad descritaResponder solicitudes, agendar diagnósticos, enviar propuestas y, con autorización, información comercialClientes y sus representantesDatos de contacto, NIT o cédula, datos de facturación, historial del servicioEjecutar el contrato, facturar, dar soporte, medir satisfacción, cumplir obligaciones contables y tributariasUsuarios de cuentas conectadas (Google, WhatsApp u otras)Identificador de cuenta, tokens de acceso y la información que el flujo procesa según los permisos otorgadosEjecutar las automatizaciones que el cliente contrató (ver secciones 5 y 6)Proveedores y aliadosDatos de contacto y de pagoGestionar compras, pagos y relación comercialCandidatosHoja de vida, datos de contacto, referenciasProcesos de selección y vinculaciónVisitantes del sitio webDirección IP, navegador, páginas visitadas, cookies, comentariosOperar y proteger el sitio, prevenir spam y medir su uso (ver sección 15)Enviaremos mensajes comerciales por correo, SMS o WhatsApp solo a quien lo haya autorizado. El titular puede retirar esa autorización en cualquier momento con el enlace de baja del mensaje o escribiendo al correo de contacto.No tomamos decisiones con efectos jurídicos o significativos sobre una persona basadas únicamente en tratamiento automatizado. Cuando un flujo de IA propone una decisión, una persona del cliente la revisa.
5. Automatizaciones, n8n e inteligencia artificial
En los proyectos para clientes actuamos como encargado del tratamiento: el cliente es el responsable de los datos de sus propios clientes, empleados y contactos, y nosotros los tratamos solo según sus instrucciones.
Acuerdo de transmisión: cada proyecto se respalda con un contrato o acuerdo de transmisión de datos que fija el alcance, las finalidades y las medidas de seguridad. El cliente garantiza que cuenta con la autorización de sus titulares.
Infraestructura: las automatizaciones corren en n8n, normalmente en un servidor privado virtual (VPS) contratado a nombre del cliente. Las credenciales de las cuentas conectadas se guardan cifradas dentro de n8n y no se envían por correo ni chat.
Proveedores de IA: cuando un flujo usa un modelo de IA (por ejemplo los de Anthropic, OpenAI o Google), enviamos al proveedor solo la información necesaria para la tarea. Preferimos servicios por API cuyas condiciones excluyan el uso de esos datos para entrenar sus modelos.
Evaluación de impacto: siguiendo la Circular Externa 002 de 2024 de la SIC, antes de poner en producción un flujo de IA que trate datos personales evaluamos su necesidad, proporcionalidad y riesgos, y documentamos las medidas de mitigación
Minimización: cuando sea posible anonimizamos o seudonimizamos los datos antes de enviarlos a un modelo de IA.
Transparencia: si un agente de IA conversa con personas (por ejemplo en WhatsApp o en el sitio web del cliente), se informa que se trata de un asistente automatizado y se ofrece la opción de hablar con una persona.
Sin entrenamiento propio: no usamos los datos de nuestros clientes ni de sus titulares para entrenar o mejorar modelos de IA propios ni de terceros.
6. Datos de usuario de Google
El uso y la transferencia que hace Consultoría Inteligente de la información recibida de las API de Google a cualquier otra aplicación cumplirá la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado.Consultoría Inteligente’s use and transfer to any other app of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
6.1 Cómo accedemos
Accedemos a datos de Google solo cuando el usuario conecta su cuenta en n8n y acepta los permisos en la pantalla de consentimiento de Google. Pedimos únicamente los permisos que el flujo contratado necesita.API de GooglePermiso (scope)Para qué lo usamosGmail[p. ej. gmail.send / gmail.readonly][Enviar respuestas o notificaciones; leer y clasificar correos entrantes del flujo]Google Calendar[p. ej. calendar.events][Crear, consultar y actualizar citas agendadas por el flujo]Google Drive[p. ej. drive.file][Crear y leer solo los archivos que genera o usa el flujo]Google Sheets[p. ej. spreadsheets][Registrar y leer datos de seguimiento del flujo]Google Contacts[p. ej. contacts.readonly][Consultar datos de contacto para personalizar mensajes]
6.2 Cómo los usamos
Solo para prestar o mejorar las funciones de automatización visibles para el usuario y descritas en esta política.No los usamos ni transferimos para publicidad, incluida la publicidad personalizada, de retargeting o basada en intereses.No los vendemos ni los usamos para evaluar solvencia crediticia ni para préstamos.Ninguna persona lee los datos, salvo que (a) el usuario lo autorice de forma expresa para mensajes o archivos específicos, (b) sea necesario por seguridad, como investigar un abuso, (c) lo exija la ley, o (d) los datos estén agregados y anonimizados para operaciones internas.
6.3 Inteligencia artificial
No usamos datos de usuario de Google, ni datos derivados de ellos, para desarrollar, mejorar o entrenar modelos generalizados o no personalizados de IA o aprendizaje automático. Tampoco los transferimos a terceros con ese fin. Cuando un flujo envía contenido a un modelo de IA, lo hace solo para ejecutar la tarea pedida por el usuario y con proveedores que no usan esos datos para entrenar.Consultoría Inteligente does not use Google user data, or data derived from it, to develop, improve, or train generalized or non-personalized AI and/or ML models.
6.4 Cómo los almacenamos y compartimos
Los tokens de acceso se guardan cifrados en la instancia de n8n del cliente o en la nuestra, con acceso restringido al equipo técnico.Los datos de Google solo se transfieren a otros servicios cuando el flujo lo requiere (por ejemplo, un modelo de IA o una hoja de cálculo del cliente), cuando lo exige la ley o en caso de fusión o venta del negocio con las mismas garantías.Guardamos datos de Google solo el tiempo que el flujo los necesita; los registros de ejecución de n8n se eliminan en un plazo máximo de [30] días.
6.5 Cómo revocar el acceso y pedir la eliminación
El usuario puede revocar el acceso en cualquier momento desde myaccount.google.com/permissions. También puede escribir a contacto@consultoriainteligente.com.co para que eliminemos los tokens y los datos de Google que conservemos; lo haremos en un plazo máximo de [15] días hábiles.
7. Datos sensibles y de menores de edad
No recolectamos datos sensibles para fines propios; si un proyecto los requiere, solo se tratan con autorización expresa y medidas reforzadas.El titular no está obligado a autorizar el tratamiento de datos sensibles, y se le informará cuáles son sensibles y para qué se piden.En proyectos del sector salud solo automatizamos procesos administrativos (agendas, recordatorios, facturación). No procesamos historias clínicas ni diagnósticos con modelos de IA.No usamos datos biométricos.No dirigimos nuestros servicios a menores de 18 años. Si un flujo del cliente trata datos de menores, el cliente debe contar con la autorización de su representante legal y respetar el interés superior del menor.
8. Principios
Aplicamos los principios del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012 y, para sistemas de IA, los que destaca la Circular Externa 002 de 2024.
Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley.
Finalidad: cada tratamiento tiene un propósito legítimo informado al titular.
Libertad: solo tratamos datos con autorización previa, expresa e informada, o por mandato legal o judicial.
Veracidad o calidad: la información debe ser veraz, completa, exacta y actualizada.
Transparencia: el titular puede saber en cualquier momento qué datos suyos tenemos.
Acceso y circulación restringida: los datos no se publican en internet salvo acceso controlado a personas autorizadas.
Seguridad: protegemos los datos con medidas técnicas, humanas y administrativas.
Confidencialidad: quienes intervienen en el tratamiento guardan reserva, incluso al terminar su relación.
Necesidad, idoneidad y proporcionalidad: en flujos de IA usamos solo los datos indispensables para el resultado buscado.
Responsabilidad demostrada: documentamos autorizaciones, evaluaciones de impacto y medidas de seguridad para poder demostrarlas ante la SIC.
9. Derechos de los titulares
El titular, sus causahabientes, su representante o apoderado pueden ejercer en cualquier momento los derechos del artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, acreditando su identidad o representación.Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.Pedir prueba de la autorización otorgada, salvo cuando la ley no la exija.Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.Revocar la autorización o pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.Acceder gratis a sus datos al menos una vez por mes calendario y cada vez que esta política cambie de forma sustancial.Saber cuándo interactúa con un sistema de IA y pedir que una persona revise una decisión automatizada que lo afecte.Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio, después de agotar el trámite de consulta o reclamo ante nosotros.Los derechos de los menores de edad los ejercen sus representantes legales.
10. Autorización
Pedimos la autorización antes o en el momento de recolectar el dato y conservamos prueba de ella.
Medios: casilla de aceptación en formularios web, mensaje de WhatsApp con aceptación expresa, cláusula en contratos o propuestas firmadas, o la pantalla de consentimiento OAuth de Google para cuentas conectadas.
Conducta inequívoca: también es válida la autorización por conductas que permitan concluir razonablemente que el titular la otorgó, como enviarnos sus datos tras leer el aviso de privacidad. El silencio nunca se entiende como autorización.
Prueba: guardamos fecha, medio y texto aceptado.
Excepciones: no se requiere autorización para datos públicos, información pedida por autoridad competente, urgencias médicas o sanitarias, fines históricos, estadísticos o científicos, o datos del Registro Civil.En los proyectos donde actuamos como encargado, la autorización de los titulares la obtiene el cliente como responsable.
11. Transmisión y transferencia internacional
Varios de nuestros proveedores tecnológicos están fuera de Colombia, por lo que algunos datos se transmiten a otros países para prestar el servicio.
Tipo de proveedor
EjemplosUbicación habitualPara quéServidores (VPS) para n8n[Proveedor de VPS][País del centro de datos]Alojar y ejecutar las automatizacionesProductividad y correoGoogle WorkspaceEstados Unidos y otrosCorreo, calendario, archivosModelos de IA por API[Anthropic, OpenAI, Google]Estados UnidosGenerar textos, resúmenes y clasificaciones dentro de los flujosMensajeríaWhatsApp Business (Meta)Estados Unidos y otrosComunicación con clientes y sus usuariosSitio web y hosting[Proveedor de hosting][País]Operar el sitio webCada transmisión se respalda en un contrato que obliga al proveedor a tratar los datos solo según nuestras instrucciones y con medidas de seguridad adecuadas, conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.Solo hacemos transferencias internacionales a países con nivel adecuado de protección según la SIC, o en los casos que permite el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, como la autorización expresa del titular o la ejecución de un contrato con él.Al aceptar esta política, el titular autoriza estas transmisiones para las finalidades descritas.
12. Seguridad
Protegemos los datos con medidas proporcionales al riesgo de cada flujo.Conexiones cifradas (HTTPS/TLS) en el sitio web, n8n y las API.Credenciales y tokens OAuth cifrados en n8n con clave de cifrado propia de cada instancia; nunca se comparten por canales abiertos.Acceso restringido por usuario, contraseñas robustas y autenticación de dos factores en las cuentas administrativas.Permisos mínimos: cada credencial tiene solo los alcances que el flujo necesita.Copias de seguridad periódicas y actualizaciones de seguridad del servidor y de n8n.Limpieza automática de los registros de ejecución que contengan datos personales.Acuerdos de confidencialidad con quienes acceden a datos.Si ocurre un incidente que comprometa datos personales, lo informaremos a la SIC dentro de los 15 días hábiles siguientes a su detección, mediante el Registro Nacional de Bases de Datos o el canal que la SIC disponga, y avisaremos a los titulares y clientes afectados. Si el incidente involucra datos de usuario de Google, también lo notificaremos a Google cuando sus políticas lo exijan.
13. Conservación y supresión
Conservamos los datos solo mientras sean necesarios para su finalidad o lo exija la ley; después los suprimimos o anonimizamos.
DatosPlazo de conservación Prospectos que no se convierten en clientes[24] meses desde el último contacto, o hasta que pidan su supresiónClientes: contratos, facturas y soportes contables10 años, por obligaciones comerciales y tributariasTokens y credenciales de cuentas conectadasMientras el flujo esté activo; se eliminan al terminar el contrato o al revocar el accesoRegistros de ejecución de n8nMáximo [30] díasDatos de usuario de GoogleSolo lo que dure la tarea del flujo, o el plazo que el cliente defina para sus propios registrosHojas de vida de candidatos no seleccionados[12] mesesComentarios y registros del sitio webMientras el contenido esté publicadoAl terminar un proyecto, entregamos al cliente sus flujos y datos y eliminamos las copias que tengamos, salvo las que la ley nos obligue a conservar.
14. Consultas y reclamos
Las peticiones se envían a contacto@consultoriainteligente.com.co o al +57 301 910 7876, con el asunto “Datos personales”. El área responsable de atenderlas es [Joe Anthony Delgadillo Sanchez o cargo].La solicitud debe incluir el nombre e identificación del titular, la descripción de lo que pide, una dirección o correo de respuesta y los documentos de soporte.
TrámitePlazo de respuestaPrórrogaBase legalConsulta (conocer qué datos tenemos y su uso)10 días hábiles desde el reciboHasta 5 días hábiles más, avisando el motivoArt. 14, Ley 1581 de 2012Reclamo (corregir, actualizar, suprimir, revocar o denunciar un incumplimiento)15 días hábiles desde el día siguiente al reciboHasta 8 días hábiles más, avisando el motivoArt. 15, Ley 1581 de 2012Si el reclamo está incompleto, pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta del interesado, se entenderá que desistió.Recibido el reclamo completo, marcaremos el dato con la leyenda “reclamo en trámite” en máximo 2 días hábiles, hasta que se decida.Si no somos competentes, trasladaremos el reclamo a quien corresponda en máximo 2 días hábiles e informaremos al interesado.Si el dato pertenece a una base de un cliente nuestro, le trasladaremos la solicitud y apoyaremos su respuesta como encargados.
15. Sitio web, cookies y comentarios
El sitio usa cookies técnicas para funcionar y, con su consentimiento, cookies de analítica y publicidad.
Cookies: usamos cookies propias y de terceros, como [Google Analytics, Meta Pixel]. El visitante puede aceptarlas, rechazarlas o configurarlas en el banner del sitio o en su navegador.
Formularios: los datos de los formularios de contacto se usan solo para responder la solicitud y las finalidades de la sección 4.
Comentarios: guardamos los datos del formulario de comentarios, la dirección IP y el agente de usuario para detectar spam. Si el correo usa el servicio Gravatar, se le puede enviar una versión cifrada (hash) del correo; su política está en automattic.com/privacy.
Medios: quien suba imágenes debe evitar que contengan datos de ubicación (EXIF GPS).
Contenido incrustado: videos u otros contenidos de terceros pueden recopilar datos y usar cookies como si el visitante estuviera en esos sitios.
16. Deberes de Consultoría Inteligente
Cumplimos los deberes de los artículos 17 y 18 de la Ley 1581 de 2012, según actuemos como responsable o como encargado.
Como responsable:Garantizar al titular el ejercicio pleno del hábeas data.Pedir y conservar copia de la autorización.Informar la finalidad del tratamiento y los derechos del titular.Conservar la información con la seguridad necesaria.Mantener los datos veraces, completos y actualizados, y rectificarlos cuando corresponda.Entregar a los encargados solo datos autorizados y exigirles seguridad y confidencialidad.Atender consultas y reclamos en los plazos de ley.Informar a la SIC los incidentes de seguridad y cumplir sus instrucciones.
Como encargado (proyectos para clientes):Tratar los datos solo según las instrucciones del cliente y para las finalidades autorizadas.Verificar que el cliente esté autorizado para entregarnos los datos.Actualizar, rectificar o suprimir datos dentro de los 5 días hábiles siguientes a la instrucción del cliente.Marcar los datos con “reclamo en trámite” o “información en discusión judicial” cuando corresponda.Permitir el acceso solo a personas autorizadas.Informar al cliente y a la SIC las violaciones a los códigos de seguridad.
17. Vigencia y cambios
Esta versión rige desde el [día] de [mes] de 2026 y reemplaza cualquier política anterior. Las bases de datos estarán vigentes mientras se cumplan las finalidades descritas.Publicaremos cualquier cambio en https://consultoriainteligente.com.co/[ruta-de-la-politica] antes de aplicarlo. Si el cambio afecta las finalidades o la identidad del responsable, pediremos una nueva autorización. Si cambia el uso de los datos de usuario de Google, actualizaremos esta política y, cuando aplique, la verificación ante Google antes de aplicar el nuevo uso.VersiónFechaCambio2.0[fecha de publicación]Actualización integral: servicios de automatización e IA, datos de usuario de Google, transmisiones internacionales y Circular SIC 002 de 20241.01 de junio de 2021Versión inicial18. Aviso de privacidadTexto corto para formularios, WhatsApp y pantallas de conexión de cuentas.[Joe Anthony Delgadillo Sanchez], bajo el nombre comercial Consultoría Inteligente (Bogotá, contacto@consultoriainteligente.com.co, +57 301 910 7876), es responsable del tratamiento de sus datos personales. Los usaremos para atender su solicitud, prestar nuestros servicios de automatización e inteligencia artificial, facturar y, si usted lo autoriza, enviarle información comercial. Algunos datos se procesan con proveedores tecnológicos fuera de Colombia. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar esta autorización. Responder preguntas sobre datos sensibles es opcional. El uso de los datos recibidos de las API de Google cumple la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. Consulte la política completa en https://consultoriainteligente.com.co/[ruta-de-la-politica].
18. Aviso de privacidad
Texto corto para formularios, WhatsApp y pantallas de conexión de cuentas.[Joe Anthony Delgadillo Sanchez], bajo el nombre comercial Consultoría Inteligente (Bogotá, contacto@consultoriainteligente.com.co, +57 301 910 7876), es responsable del tratamiento de sus datos personales. Los usaremos para atender su solicitud, prestar nuestros servicios de automatización e inteligencia artificial, facturar y, si usted lo autoriza, enviarle información comercial. Algunos datos se procesan con proveedores tecnológicos fuera de Colombia. Usted puede conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos, y revocar esta autorización. Responder preguntas sobre datos sensibles es opcional. El uso de los datos recibidos de las API de Google cumple la Política de Datos de Usuario de los Servicios de API de Google, incluidos los requisitos de Uso Limitado. Consulte la política completa en https://consultoriainteligente.com.co/[ruta-de-la-politica].